ASSEMBLEIA junho 2016 | ACTA

------------------------------------------Acta Número Doze-----------------------------------------

Aos vinte e nove dias do mês de Junho do ano dois mil e dezasseis, realizou-se pelas onze horas e trinta minutos, em segunda convocatória, trinta minutos após a convocatória inicial, na sala «Responsabilidade Social», no sexto piso do EDIFÍCIO SONAE, na Senhora da Hora, concelho de Matosinhos, distrito do Porto, a Assembleia Geral Ordinária da POPAI – Associação Portuguesa de Marketing at-Retail. Estiveram representados com as devidas acreditações quatro associadas colectivas. Presidiu à Mesa da Assembleia Geral Fernando Ribeiro, em representação da associada colectiva SpicYellow, tendo secretariado Philippe Geyr, a convite da Comissão Executiva da associação.-----------------------------------------------------------------------------

A ordem de trabalhos distribuída atempadamente a todos os associados como parte integrante da convocatória, incluía os seguintes pontos: ---------------------------------------

1. Discussão e votação do relatório e contas do exercício findo; -----------------------------

2. Discussão e votação da proposta de alteração da sede da Associação; -------------------

3. Discussão da situação da associação, da actividade do ano corrente e previsão para o ano de 2017; ------------------------------------------------------------------------------------------

4. Discussão de outros assuntos de interesse para a Associação.------------------------------

Aberta a sessão e dentro do ponto número um da ordem de trabalhos, Philippe Geyr, fez, por sugestão da Mesa, uma breve exposição sobre o Relatório de Actividades e Contas relativo ao exercício 2015, documentos que tinham sido previamente disponibilizados para consulta de todos os associados. Após um período de debate, o Relatório de Actividades e Contas do exercício 2015 foi posto à votação, tendo o mesmo sido aprovado por unanimidade.--------------

Encerrado o primeiro ponto da ordem de trabalhos foi aberto o segundo ponto, o Presidente da Mesa informou que tinha sido apresentada pela Comissão Executiva a seguinte proposta: «PROPOSTA – alteração da sede ------------------------------------------

1 - Propõe-se que a sede da POPAI – Associação Portuguesa de Marketing at-Retail seja transferida para as instalações existentes no centro de negócios SANTANA, sitas no distrito do Porto, no Pavilhão H, na Rua Luís da Silva Neves, 1200 (código postal 4470-071 MAIA); --------------------

2 - Por se tratar de instalações cedidas e não próprias, propõe-se ainda que a Assembleia Geral delegue poderes bastantes à Direcção para, em caso de cessação do respectivo contrato, transferir a sede a título provisório para outras instalações. Neste caso, a Direcção deverá sujeitar a nova sede à deliberação da Assembleia Geral ao mais tardar na reunião ordinária imediatamente a seguir à cessação do contrato de domiciliação e prestação de serviços firmado com a KeyUp - Serviços A Empresas e Gestores, Lda (empresa que opera o centro de negócios SANTANA). ---------------». Após um período de debate, a proposta apresentada foi posta à votação, tendo a mesma sido aprovada por unanimidade. -------------------------------------------------------------------

Encerrado o segundo ponto da ordem de trabalhos foi aberto o terceiro ponto dentro do qual foi discutido entre os associados presentes a situação da associação, a actividade do ano corrente e a previsão para o ano de 2017. Neste debate, os associados deram aos membros dos corpos sociais que estavam presentes diversos contributos e sugestões, alguns por iniciativa própria, outros em resultado da solicitação expressa da Comissão Executiva. ----------------------------------------------

Encerrado o terceiro ponto da ordem de trabalhos foi aberto o quarto e último ponto, dentro do qual foram discutidos entre os associados presentes diversos assuntos de interesse para a Associação. Neste debate, os associados deram aos membros da Direcção que estavam presentes diversos contributos e sugestões, alguns por iniciativa própria, outros em resultado da solicitação expressa da Direcção.----------------------------

Tendo-se cumprido todos os pontos da Ordem de Trabalhos e nada mais havendo a tratar, o Presidente da Mesa deu por encerrada a sessão, sendo lavrada a presente Acta que depois de lida vai ser assinada pelos elementos presentes na Mesa da Assembleia Geral, em sinal de conformidade. 

O Presidente

O Secretário

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ASSOCIADA | DEINZER Portuguesa

           Portuguesa

«A DEINZER com sede em Langenfeld (Alemanha) é o fabricante líder na Europa de soluções POS, estanteria e categorização, ...»
saiba mais em www.deinzer.de

desde 2016

representada por Jorge Abreu

ASSOCIADA | Jungle

«A Jungle. Uma agência pioneira do Shopper Marketing, a disciplina do marketing que centra todo o seu pensamento no consumidor, pela análise e compreensão enquanto pessoas, os seus estados de espírito, relacionamento com as categorias e o comportamento por canal de forma a estruturar campanhas que activam vendas, criando valores de marca.»


desde 2015
representada por Nuno Candeias

Assembleia Geral de 29 de Junho de 2016

Lisboa, 15 de Junho de 2016

Assunto: Convocatória da Assembleia Geral de 29 de Junho de 2016

Caros Associados,

Em cumprimento dos Estatutos da POPAI – Associação Portuguesa de Marketing At-Retail, vimos solicitar a Vossa presença na Assembleia Geral Ordinária que terá lugar no EDIFÍCIO SONAE, 6º piso, ala norte, sala responsabilidade social, na Senhora da Hora, concelho de Matosinhos, distrito do Porto, às 11h00 do dia 29 de Junho de 2016, com a seguinte ordem de trabalhos:

1. Discussão e votação do relatório e contas do exercício findo;
2. Discussão e votação da proposta de alteração da sede da Associação
3. Discussão da situação da associação, da actividade do ano corrente e previsão para o ano de 2017
4. Discussão de outros assuntos de interesse para a Associação.

As propostas para deliberação da Assembleia ficarão disponíveis a partir do dia 22 de Junho no blogue da Associação e, a pedido das Associadas para envio por correio electrónico. Se não se verificar o quórum necessário à hora da convocatória acima referida, em conformidade com os Estatutos, desde já fica convocada segunda Assembleia Geral, pelas 11h30, no mesmo dia e local e com a mesma ordem de trabalhos.

Recordamos que apenas podem votar na Assembleia os associados com direito a voto não suspenso e com o pagamento das quotas em dia, e que cada Pessoa Colectiva associada deve ser representada na Assembleia Geral por um representante devidamente acreditado por meio de carta dirigida ao Presidente da Mesa.

A presença dos Associados neste acto é imprescindível. Contamos com todos.

Com os nossos melhores cumprimentos,

O Presidente da Mesa da Assembleia Geral | Fernando Ribeiro

ASSEMBLEIA | MINUTA DE CARTA DE REPRESENTAÇÃO

MINUTA DE CARTA DE REPRESENTAÇÃO

« ... cada Pessoa Colectiva associada deve ser representada na Assembleia Geral por um representante devidamente acreditado por meio de carta dirigida ao Presidente da Mesa ...»

..................................................................................................................................................

Exmo. Senhor
Presidente da Mesa da Assembleia Geral da
POPAI



Data:

Assunto:  Assembleia Geral da POPAI
                                                                                 

Exmo. Senhor Presidente,

Informamos que estaremos presentes na Assembleia Geral da POPAI – Associação Portuguesa de Marketing At-Retail a realizar no próximo dia 29 de Junho de 2016, e que designamos como nosso representante o Senhor [nome do representante], a quem conferimos todos os poderes para intervir na discussão das matérias constantes da ordem de trabalhos, apresentar propostas e votar no sentido que julgue mais conveniente.


Com os nossos melhores cumprimentos,






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(nome e assinatura)

ASSEMBLEIA 2016 | Relatório & Contas do Exercício 2015

RELATÓRIO ANEXO AS CONTAS DO EXERCÍCIO 2015

SECÇÃO 1 | DEMONSTRAÇÃO DE RESULTADOS POR NATUREZAS

A Associação apresenta um resultado líquido do período negativo no valor de 18.987,28 euros, o que compara com o resultado positivo no exercício anterior no valor de 3.954 euros. Este resultado fortemente negativo explica-se por um lado pelo baixo nível da actividade regular da associação, nomeadamente a não realização neste período dos prémios POPAI AWARDS e a fraca apetência do mercado português por estudos de mercado e por formação na área do marketing no ponto de venda. Por outro lado, cerca de 12 mil euros do resultado negativo verificaram-se em sequência da correcção no exercício em apreço de erros contabilísticos ocorridos em exercícios anteriores.

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Vendas e Serviços Prestados ..................................................................................... 10.317,60€

Subsídios à Exploração ................................................................................................ 1.279,49€

Fornecimentos e Serviços Externos .......................................................................... (25.672,13€)

Gastos com o Pessoal .................................................................................................. (7.404.61€)

Outros Rendimentos e Ganhos ...................................................................................... 3.740,06€

Outros Gastos e Perdas ............................................................................................... (1.243,62€)

Resultado Antes de Impostos …………………………………………………….……. (18.987,28€)

Imposto sobre o Rendimento do Período ............................................................................ €0,00

Resultado Líquido do Período …………………………………………………….……. (18.987,28€)

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Tabela 1 – transcrição da demonstração de resultados por naturezas

As vendas e serviços prestados no exercício totalizaram 10.317,60€, que comparam com 38.450,39€ ao longo do mesmo período do exercício anterior. As quotas de associadas totalizaram 9.420 euros. Verificou-se uma nova adesão, com o pagamento da respectiva jóia, no valor de 100 euros. A venda de inscrições em eventos arrecadou 722,60€ em 2 eventos realizados em 2015 e num outro realizado ainda em 2014. Concretizou-se a venda de mais um duplicado da estatueta de um prémio POPAI Awards 2014, no valor de 75 euros.

A Associação beneficiou de um apoio ao estágio no valor de 1.279,49€ para o exercício de 2015.

A rúbrica de Fornecimentos e Serviços Externos totaliza 25.672,13€, que comparam com 33.409,06€ ao longo do mesmo período do exercício anterior e que se podem distribuir da seguinte maneira nas principais rubricas:

•  Os Trabalhos Especializados totalizam 8.380,64€ e incluem os serviços da empresa de contabilidade (1.722,00€), parte dos serviços de apoio administrativo (200 euros), os serviços de apoio no escritório virtual (cerca de 20 euros por mês), os serviços de apoio na candidatura e gestão do estágio financiado (cerca de 450 euros), o stand da Associação no QSP Summit (cerca de 1.500 euros), a factura dos «royalties» emitida pela POPAI Global (2.195,23€) e ainda, serviços prestados no período anterior e que por lapso não foram contabilizados oportunamente, nomeadamente na realização dos prémios POPAI Awards 2014, os serviços da apresentadora da gala (500 euros) e os serviços de alojamento do website dedicado (cerca de 1.650 euros).
•  Os Honorários (restantes serviços de apoio administrativo) totalizam 620,00€.
• Os Serviços Bancários totalizam cerca de 100 euros, os materiais de escritórios 50 euros, os combustíveis 63 euros.
• As Deslocações, Estadas e Transportes totalizam 1.188,10 euros, o que inclui as deslocações nas reuniões internacionais e as deslocações do estagiário em visita às Associadas.
• As rendas e alugueres totalizam 595,43€ (aluguer do escritório virtual)
• A rúbrica «Correios» totaliza cerca de 100 euros (essencialmente desvio do correio da sede para o escritório e acessoriamente o envio de convocatórias) e a rúbrica de Telefones totaliza 980,95€.
• A rubrica «Outros Serviços (REI – Regime Especial de Isenção)» totaliza 13.602,05€ e inclui a participação na reunião internacional em Paris (230 euros) e um conjunto de facturas relativas a serviços prestados em exercícios anteriores e que por lapso não foram contabilizadas devidamente, nomeadamente a factura da POPAI Global relativa aos royalties do ano de 2013 (1.976,19€), 3 facturas no total de 7.393,34 € emitidas pelo fornecedor norte-americano das estatuetas de índios (Society Awards) e ainda 2 facturas no total de 2.546,26 € emitidas pelo fornecedor britânico dos serviços de manutenção do website dedicado aos POPAI AWARDS Portugal (Zarr).

A associação incorreu um gasto total no valor de 7.404.61€ para a remuneração no exercício do estagiário, entre o mês de Maio e de Dezembro, incluindo 5.395,34€ a título de ordenados, 713,09€ de Subsídio de Alimentação, 1.203,15€ de Encargos Administrativos (contribuições para a Segurança Social), e 93,03€ de Seguros de Acidentes no Trabalho e Doenças.

Verificou se o montante de 3.740,06€ na rúbrica «Outros Rendimentos e Ganhos» em resultado da imputação neste valor do remanescente do subsídio atribuído pelo IEFP em apoio ao estágio, a título de investimento.

A rubrica «Outros Gastos e Perdas» totaliza 1.243,62€ em consequência da aplicação à Associação de multas pelo fisco neste valor na sequência de outro processo fiscal ocorrido no final de 2014.

SECÇÃO 2 | BALANÇO

2.1. RUBRICAS DO ACTIVO

O Balanço da Associação evidencia um total do Activo Líquido de 23.062,21€ em 31 de Dezembro de 2015.

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Activos Fixos Tangíveis .................................................................................................. 1.087,03€

Total do Activo Não Corrente ........................................................................................ 1.087,03€

Clientes ........................................................................................................................ 12.110,49€

Estado e Outros Entes Públicos ..................................................................................... 4.107,97€

Outras Contas a Receber …………………………………………………………….……. 3.573,37€

Caixa e Depósuitos Bancários …………………………….………………………………. 2.188,35€

Total do Activo Corrente ............................................................................................. 21.975,18€

Total do Activo ……………………..................................................................................... 23.062,21€

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Tabela 2.1 – transcrição do Activo constante do Balanço Individual

A rúbrica «Clientes» a apresenta a 31 de Dezembro de 2015 o montante total de 12.110,49€, o que compara com o valor de 16.878.77€ no mesmo dia do ano anterior. Em relação a cobranças, o saldo total entre facturas emitidas e pagas em 2015 foi de 700,00€, equivalente a 6,7% do total das facturas emitidas, para um universo de 31 clientes. Em resultado de uma análise recente às contas de Clientes, a Direcção estima que pelo menos dois terços do valor em dívida são cobráveis sem antecipar dificuldade maior.

 A rúbrica «Estado e Outros Entes Públicos» apresenta o montante de 4.107,97€ que compara com o valor de 6.368, 27€ no mesmo dia do ano anterior. A totalidade deste montante é constituído por imposto sobre o valor acrescentado a recuperar.

A rúbrica «Outras Contas a Receber» apresenta o montante de 3.573,37€ que compara com 6347,27€ no mesmo dia do ano anterior. Este montante é essencialmente constituído pela dívida assumida por um antigo membro da Direcção (2.885,05€; de notar que se verificou em Maio de 2016 o pagamento de uma primeira prestação no valor aproximado de 385 euros) e acessoriamente pelo montante adiantado ao estagiário para pagamento de despesas por conta da associação (578,52€; que será saldado no acerto de contas com o estagiário no final de 2016).

2.2. RUBRICAS DO CAPITAL PRÓPRIO

Em 31 de Dezembro de 2015, o capital próprio é negativo em cerca de 3.100 euros, sendo aplicável ainda que com as devidas adaptações, as disposições dos artigos 35.º e 141.º do Código das Sociedades Comerciais.

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Resultados Transitados ……………………………….…………………………….……. 15.884,27€

Resultado Líquido do Período ………………………….………………………….……. (18.987,28€)

Total do Capital Próprio ……………………………….…………………………….……. (3.103,21€)

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Tabela 2.2 – transcrição do Capital Próprio constante do Balanço Individual

2.2. RUBRICAS DO PASSIVO

O Balanço da Associação evidencia um total do Passivo de 26.165,22€ em 31 de Dezembro de 2015.

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Fornecedores ................................................................................................................... 328, 73€

Estado e Outros Entes Públicos ..................................................................................... 283,34€

Outras Contas a Pagar ……………………………………………………………….……. 25.553,51€

Total do Passivo …………………...................................................................................... 25.553,51€

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Tabela 2.1 – transcrição do Passivo constante do Balanço Individual

A rúbrica «Outras Contas a Pagar» apresenta o montante de 25.553,51€ que compara com 12.596,78€ no mesmo dia do ano anterior. Este montante é essencialmente constituído pelos suprimentos de um antigo membro da Direcção (19.981,31€), pelos montantes ainda por pagar a uma antiga Country Manager da associação (2.441,50€) e pelo valor das «royalties» (2.195,23 €) reclamado pela POPAI Global cujo pagamento ainda se encontra sujeito à renegociação do contrato firmado entre a associação e esta entidade. Estas contas serão pagas aos credores na proporção dos seus créditos e à medida que se recupera os montantes em dívida.

SECÇÃO 3 | HISTÓRICO

ANO	VENDAS E SERVIÇOS PRESTADOS	RESULTADO
2008 (desde Abril)	22.015	(6.480)
2009	122.107	7.091
2010	129.004	(3.175)
2011	32.285	9.410
2012	48.882	8.504
2013	20.200	(-805)
2014	38.450	5.038
2015	10.318	(18.987)

ASSEMBLEIA Junho 2016 | Relatório e Parecer do Conselho Fiscal

RELATÓRIO E PARECER DO CONSELHO FISCAL

Senhores Associados:

Em conformidade com as normas legais e estatutárias, apresentamos o relatório da nossa actividade e o parecer sobre o Balanço em 31 de Dezembro de 2015 (que evidencia um total do Activo Líquido de 23.062,21 euros e um Resultado Líquido negativo de 18.987,28 euros), Demonstração dos Resultados e respectivos Anexos, apresentados pela Direcção da POPAI - Associação Portuguesa de Marketing At-Retail, relativos ao exercício de 2015.

A preparação e apresentação das Demonstrações Financeiras são da responsabilidade da Direcção. A nossa responsabilidade é a de dar um parecer sobre tais documentos com base na análise efectuada.

A nossa análise foi efectuada de acordo com os procedimentos que tivemos por necessários para avaliar os pressupostos usados na preparação e apresentação das referidas demonstrações.

Deste modo podemos afirmar que:

1.    O Relatório da Direcção descreve de forma clara a evolução da situação económica da Associação.

2.    As Demonstrações financeiras referidas apresentam de forma verdadeira e apropriada, em todos os aspectos materialmente relevantes, a posição financeira da POPAI em 31 de Dezembro de 2014.

3.   É de reforçar o alerta que em 31 de Dezembro de 2015, o capital próprio é negativo no valor de 3.103,01 euros, sendo aplicável ainda que com as devidas adaptações, as disposições dos artigos 35.º e 141.º do Código das Sociedades Comerciais.

Assim, somos de parecer que sejam aprovados pela Assembleia Geral o Relatório, o Balanço e Contas apresentados pela Direcção.

Lisboa, 15 de Junho de 2016

O Conselho Fiscal